Samstag, 16. Februar 2019
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Moderne Krankenhauslogistik: Zeitgemäße Software bringt Ordnung ins Chaos

Patienten müssen zur richtigen Zeit am richtigen Ort für Operationen und Untersuchungen sein. Medikamente müssen rechtzeitig bestellt, Speisen zubereitet sowie die Belegung der Betten organisiert werden: Der Alltag im Krankenhaus ist vom Zeitdruck geprägt – viele Abläufe und Transporte sollten koordiniert werden und ineinandergreifen. Doch in vielen Kliniken läuft diese Logistik alles andere als glatt, wird sie doch neben dem alltäglichen Geschäft erledigt, mit entsprechend großen Reibungsverlusten. Doch es geht auch anders. Moderne Software hilft, die Logistik in Krankenhäusern strategisch aufzustellen. Davon profitieren alle: Patienten, Mitarbeiter und Klinikum.

Patient Müller liegt nach seinem Röntgentermin seit nur fünf Minuten wieder auf der Station, da stehen die Transporteure schon wieder vor seinem Bett. Das Problem: Die Station ist nicht informiert und die Laune der Transporteure sinkt angesichts eines weiteren Leergangs. Gleichzeitig wird Patientin Meyer nach Ihrer MRT-Untersuchung wieder auf die Station gebracht, weil niemand berücksichtigte, dass sie direkt im Anschluss einen Termin zur Physiotherapie hat. Patient Schmidt dagegen wird zum EKG abgeholt, obwohl er für den Transport nicht vorbereitet ist. Ein Stockwerk tiefer befinden sich gerade zehn Patienten gleichzeitig in einem Funktionsbereich, der nur zwei Patienten in 30 Minuten abarbeiten kann. Szenarien aus dem alltäglichen Klinikwahnsinn. Leerfahrten, unnötige Transporte, lange Wartezeiten und Kapazitätsengpässe gehören in vielen Krankenhäusern zum Tagesgeschäft.

Denn in den wenigsten Kliniken gibt es eine Abstimmung von Ressourcen und Terminen zwischen der Pflege und der Logistik. Stattdessen regeln ungeschriebene Gesetze von jahrelang gelebten Spezialabkommen mit Funktionsbereichen und Stationen, welcher Transport wie wichtig ist und welche Aufgaben ein Transporteur jeweils erledigen muss. Hinzu kommen die Ansprüche der Ärzte: Viele leben in ihrem eigenen Mikrokosmos und sehen dementsprechend ihre Termine und Transporte als besonders wichtig an.

Auch beim Material krankt die Logistik. Es gibt keinen Überblick über anstehende Lieferungen und keine Transparenz, wer eine Lieferung entgegengenommen hat. Diese werden oft nicht abgestimmt und da es keine Sendungsverfolgung gibt, sind die Lieferketten nicht transparent. So kann es passieren, dass teure Bestellungen zwar angenommen, aber einfach irgendwo abgestellt und nicht wiedergefunden werden. Bestellprozesse finden oft noch per Telefon statt und werden händisch auf Papier dokumentiert und quittiert. Das ist nicht nur fehleranfällig, sondern bedeutet auch einen hohen Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter.

So lässt sich feststellen, dass in der Krankenhauslogistik in der Regel nicht agiert, sondern reagiert wird und Ressourcen weder gleichmäßig noch effizient genutzt werden. Salopp formuliert: Die PS sind da, doch man bekommt sie nicht auf die Straße. Zumal die Auswirkungen auf den Krankenhausbetrieb häufig erst dann wahrgenommen und analysiert werden, wenn es bereits zu spät ist und Probleme eskalieren.

Die Lösung: Eine ganzheitliche, krankenhausweite Koordination der Logistik, die Ordnung und System in das Chaos das bringt. Diese Krankenhauslogistik muss strategisch entwickelt werden und gehört folglich in die Hände der Unternehmensführung. Die Industrie macht es vor: Dort längst übliche Prozesse können im Krankenhaus mit wenigen Anpassungen adaptiert und angewandt werden. Trotz der vielen Vorteile wird das bislang aber nur in wenigen Kliniken umgesetzt.

Moderne Software steuert die Logistik und schafft Synergieeffekte

Ist die Entscheidung gefallen, die Krankenhauslogistik ganzheitlich anzugehen, so ist es notwendig, die vielen verschiedenen Arbeitsbereiche als ein großes Ganzes anzusehen, dessen Teilbereiche für den reibungslosen Betrieb aufeinander abgestimmt sein müssen. Für die Umsetzung ist der Einsatz moderner Software unumgänglich. Ziel des Ganzen ist eine systematische Logistik mit möglichst vielen vorhersehbaren Entscheidungen und Abläufen – und einer frühzeitigen Information aller Beteiligten bei kurzfristigen Änderungen –, um den Arbeitsalltag für alle angenehmer und stressfreier zu gestalten.

Solch eine Software schafft darüber hinaus Synergieeffekte zwischen den einzelnen Anwendungsbereichen, da Arbeitsprozesse aufeinander abgestimmt und unnötige Arbeiten vermieden werden. Aus einer Verlegungsnachricht des KIS lässt sich zum Beispiel ein passender Transport ableiten und frühzeitig einplanen. Patientenarmbänder können nicht nur zur Identifikation bei OPs genutzt werden, sondern auch einen Mehrwert für die Logistik und Speiseversorgung bieten.

Eine moderne Softwarelösung wie LOGBUCH von DYNAMED, einem Berliner Software-Unternehmen spezialisiert auf Logistik, Transport und Service im Gesundheitswesen, optimiert in Echtzeit alle anfallenden Transportanforderungen im Krankenhaus. Die Software plant die optimalen Routen und Wegekombinationen und überträgt die Informationen verschlüsselt an die zuständigen Mitarbeiter. Stationen und Funktionsstellen eines Transportes werden sofort über Veränderungen der Auftragslage informiert und können ihre Arbeitsplanung entsprechend anpassen.

Engpässe und Fehler in der Anforderung, Planung und Durchführung können durch die Software leicht sichtbar gemacht werden, die zudem Vorschläge zur Vermeidung und Verbesserung anbietet. Mobile Komm-Geräte unterstützen optisch und akustisch die Abarbeitung und erleichtern den Alltag zusätzlich.

Denn eine zeitgemäße Logistiklösung bietet neben dem hohen Grad an Vernetzung und Integration auch maximale Mobilität – ein Muss in Krankenhäusern und Reha-Einrichtungen. Im Falle von LOGBUCH gibt die für Android und iOS erhältliche mobile App den Mitarbeitern die nötige räumliche Flexibilität, bspw. indem man Aufträge auch über das Komm-Gerät erstellen und disponieren kann.

Neben den verschiedenen Modulen für den Betrieb gehören auch Statistik- und Qualitätsmanagement-Features zu einer guten Softwarelösung. Die Logistikvorgänge werden deshalb grundsätzlich und systematisch dokumentiert, sei es durch Eingabe auf dem Display oder anhand von QR- bzw. Barcodes bzw. RFID. So sind Kennzahlen und ihre Entwicklung jederzeit nachvollziehbar, wodurch die Prozesse kontrolliert und kontinuierlich verbessert werden können.

Patienten, Mitarbeiter und Klinikum profitieren

Von einer strategisch ausgerichteten Logistik profitieren alle: Patienten, Mitarbeiter und das Klinikum selbst. Die Mitarbeiter werden entlastet, da sie weniger umständliche Dokumentation leisten und deutlich weniger Leerfahrten sowie andere unnötige Arbeitsgänge erledigen müssen. Kurzum, es bleibt mehr Zeit fürs Wesentliche: die Patienten. Oder um in der oben genannten Metapher zu bleiben: Alle verfügbaren PS werden auf die Straße gebracht und geben der Logistik den entsprechenden Schub.

Diese Patienten profitieren von mehr Komfort und Sicherheit. Lange Wartezeiten, sei es bei Untersuchungen oder dem Transport, und unliebsame Überraschungen bleiben ihnen erspart. Verwechslungen und überflüssige Transporte werden nahezu ausgeschlossen. Unterm Strich erhöht dies die Zufriedenheit und letzten Endes das Renommee der Einrichtung spürbar. Denn ein Patient, der kompetent und rundherum gut betreut wird, erhält hierdurch ein positives Bild des jeweiligen Klinikums und seiner Mitarbeiter – und gibt diese Eindrücke an Bekannte oder gar in Online-Portalen weiter.

Das Klinikum wiederum kann sich über eine deutliche Kostenersparnis freuen. Dank der Statistik- und Controlling-Tools der Software weiß die Führungsebene besser über die Prozesse und die Optimierungsmöglichkeiten im eigenen Haus Bescheid und kann frühzeitig reagieren und falls nötig gegensteuern. So stimmen nicht nur die Zahlen, auch verlassen die Patienten Müller, Meyer und Schmidt das Krankenhaus zukünftig gesund und vor allem zufrieden.

Autorin: Nadja Müller, IT-Journalistin für Wordfinder
© Bilder: 488530_original_R_K_B_by_Rainer Sturm_pixelio.de.jpg: Rainer Sturm / pixelio.de

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