Freitag, 24. November 2017

Vier Tipps zur permanenten Optimierung betrieblicher Kennzahlensysteme

Klaus Hofmann
Kaum ein Unternehmen kommt heute ohne Reporting, der Grunddisziplin von Business Intelligence, aus. Einen massiven Nachholbedarf gibt es aber noch bei den betrieblichen Kennzahlensystemen. Im schlimmsten Fall fehlen sie ganz, meist aber wurden sie einmal eingeführt und nie wieder geändert. Information Builders zeigt in vier Tipps, wie betriebliche Kennzahlensysteme kontinuierlich angepasst und optimiert werden.

Seit das Marktforschungsunternehmen Gartner vor rund 20 Jahren den Begriff "Business Intelligence" (BI) prägte, hat sich der Unternehmensalltag grundlegend gewandelt. Angefangen hat alles mit Berichten. Grundlage dafür bilden die in den vorhandenen ERP-Systemen anfallenden Unternehmensdaten. Sie werden genutzt, um aus verschiedenen Blickwinkeln die Lage des Unternehmens zu analysieren und zu bewerten. Reports und Analysen sind auch heute noch notwendig, reichen aber bei Weitem nicht aus.

Ohne betriebliche Kennziffern (KPIs = Key Performance Indicators) lässt sich heute kaum noch ein Unternehmen führen und weiterentwickeln. Die KPIs werden so zum unverzichtbaren Bestandteil einer erfolgreichen BI-Strategie. Information Builders hat dazu vier Tipps zur kontinuierlichen Verbesserung von KPIs formuliert.

  • 1. Messen:
    In der Messphase ermitteln Unternehmen den aktuellen Stand der definierten betrieblichen Kennziffern, etwa der Bearbeitungszeit, der Durchlaufzeit, der Erfolgsrate im ersten Durchlauf, des Nachbesserungsanteils, der Reaktionszeiten oder der Termintreue. Beim Sichten der Messergebnisse ergeben sich möglicherweise Widersprüche zu den gesammelten und den zu erwartenden Werten und es zeigen sich Defizite bei der Datenerfassung. Die Feststellung von Problemen bei der Datenerfassung und deren Korrektur ist eine notwendige Entwicklung während der Messphase. Werden diese Probleme nicht beseitigt, sind weitere Schritte nicht erfolgreich.
  • 2. Analysieren:
    Im nächsten Schritt werden die Daten unter einem anderen, neuen Blickwinkel als bisher untersucht, um versteckte Beziehungen aufzudecken, die Antworten auf Fragen liefern wie "Was waren die Ursachen für bestimmte Ergebnisse der KPIs?" Bei der Etablierung der BI sind mehrere Werkzeuge entstanden, die den Analyseprozess erleichtern. Beispiele dafür sind Ad-hoc-Reporting, Data Mining (mehrdimensionale Analysen) und OLAP (Online Analytical Processing).
  • 3. Planen:
    Wurden in der Analysephase die Ursachen für bestimmte Abweichungen von den Soll-Werten ermittelt, gilt es im nächsten Schritt, die Auswirkungen von Änderungsmaßnahmen zu untersuchen. In dieser Phase sollten Unternehmen "Was wäre, wenn"-Szenarien mit ihren Daten durchspielen, um festzustellen, welche Prozessänderungen das Unternehmen in die gewünschte Richtung bringen. Die Software für diesen Bereich des BI-Optimierungszyklus fällt in die Kategorien Planung, Budgetierung und Prognose.
  • 4. Verbessern
    In der vierten Phase des BI-Optimierungszyklus sichten die an den Entscheidungsprozessen in den Unternehmen Beteiligten die Resultate und mögliche Problemlösungen aus vorhergehenden Phasen und entscheiden dann über weitere Maßnahmen. Als Ergebnis der Verbesserungsphase können neue Bereiche oder Messgrößen zur nächsten Messphase hinzugefügt werden, sodass der Fortschritt von Entscheidungen des letzten Zyklus überwacht werden kann. Damit beginnt der BI-Optimierungszyklus wieder von vorne.

"Um eine nachhaltig wirkende Unternehmenssteuerung zu etablieren, müssen Unternehmen mit BI-Technologien die operative und die strategische Ebene in einem geschlossenen Kreislauf aus Messen, Analysieren, Planen und Verbessern miteinander verknüpfen", sagt Klaus Hofmann zur Linden, Technical Manager Germany bei Information Builders in Eschborn. "Dieser ganzheitliche Ansatz nutzt die vorhandenen BI-Technologien und -Verfahren, um aus den unterschiedlichsten Datenquellen handlungsrelevantes Wissen für Entscheider auf allen Ebenen des Unternehmens zu produzieren. BI wird so zu einem Steuerungsinstrument, das laufende Prozesse überwacht, analysiert und diese permanent anpasst."

 

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