Samstag, 24. Juni 2017
Optimaler Workflow im Unternehmen © 2017 reinstil GmbH & Co. KG

Optimaler Workflow im Unternehmen

Längst nicht mehr die Regel, jedoch immer noch Alltag in Verwaltung und Betriebsprozessen, ist die gute alte Checkliste. Auf Papierformularen wird gecheckt und abgehakt, nachkontrolliert und ausgedruckt. So kann nichts vergessen oder überflüssigerweise doppelt bearbeitet werden. Und das Ganze landet schließlich im Aktenschrank auf seinem geordneten Platz. Ein jedoch oft überaus zeitaufwändiger Prozess, der zudem erhebliche Drucker- und Papierkosten verursacht. Vermeidbar: Denn schließlich gibt es mittlerweile viele digitale Lösungen am Markt. Diese erlauben extrem schnelles Erfassen und Auswerten: Mit einer Checklisten-App etwa lassen sich Checklisten einfach und effizient auf dem Tablet erstellen, verwalten und kompakt abspeichern.

Wenn es um die Dokumentation, Analyse oder Überwachung von betrieblichen Arbeitsabläufen geht, sind Checklisten unverzichtbar. Über die Einträge in papierbasierte Formulare lässt sich der Alltag in Verwaltung, Behörde oder im Unternehmen zwar übersichtlich dokumentieren, oft aber unter erheblichem Zeitaufwand. Weit effizienter und zeitsparender gestalten sich solche Arbeitsprozesse mithilfe einer digitalen Checklisten-App. Die digitale Erfassung bietet eine Reihe interessanter Vorzüge: Doppelteinträge kommen nicht vor, kein Detail wird vergessen. Und auch die aufwändige Übertragung vom Formular ins Computersystem fällt weg. Kurzum: Die digitale Checkliste verbannt Zettel und Stift ins Off, Inspektionen, Wartung und Prüfung sowie sonstige komplexe Dokumentationen werden mühelos auf Tablet dokumentiert, ohne aufwändig nachbearbeiten zu müssen. Jeder Eintrag des Inspektors kann in Echtzeit von den Mitarbeitern im Büro eingesehen, abgeglichen und ergänzt werden, auch mit Fotos. Damit wird eine protokollarische Nachbearbeitung überflüssig. Und somit tragen digitale Checklisten ganz entscheidend zur Optimierung des Workflows im Unternehmen bei. Darüber hinaus entdeckt eine gute Checklisten-App automatisch etwaige Fehler in den eingetragenen Daten. Und dank zentraler Verwaltung der Daten können die Mitarbeiter im Unternehmen zeitnah auf die digitale Checkliste zugreifen, auch mobil wie etwa im Außendienst. Dabei lassen sich praktischerweise übrigens auch Änderungen der Listen on- und offline durchführen. Für alle Nutzer transparent und hochaktuell. Weiterer Vorteil: Ist die Internetverbindung zwischenzeitlich unterbrochen, ist nichts verloren, schließlich werden die Listen automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung aufgebaut ist.

Lässige Routine anstatt lästiger Aufwand

Gerade für Unternehmen im operativen Geschäft ist es enorm wichtig, sich auf die eingesetzte Software auch jederzeit verlassen zu können. Daher stellt die Auswahl aus dem weiten Feld der Checklisten-Apps eine Herausforderung dar. Doch nur auf den ersten Blick: Die Suche vereinfacht eine einfache Bedarfsanalyse. Was muss die App können? Und wie viel Zeit benötigt die Integration in die eigenen Abläufe? Folgende Prioritäten helfen bei der Entscheidung: Die Software sollte möglichst einfach und intuitiv bedienbar sein. Auch sollte die Anwendung skaliert und erweitert werden können. Und sich natürlich an die individuellen Bedürfnisse des eigenen Unternehmens anpassen, also möglichst vielseitig, branchenunabhängig sein. Bei der Audit-App von firstaudit von der reinstil GmbH & Co. KG trifft dies vollumfänglich zu: Schließlich schneiden die Entwickler diese App flexibel auf die jeweilige Unternehmensgröße und Branche zu, womit eine von der Plattform unabhängige Nutzung sowohl on- als auch offline möglich wird. Dabei sind der Menge an Checklisten oder Audits und Umfragen keine Grenzen gesetzt. Gleiches trifft auf die digitale Umsetzung von Anforderungen wie Umfrage, Wartung, Inspektion, Maintenance, Prüfung und Qualitätssicherung zu. Aspekte, die einen entscheidenden Beitrag zur Verbesserung des Workflows leisten.

Multi-Kompatibel mit bestehender Software

Kein Problem ist überdies die Einbindung der für iOS, Windows und Android entwickelten firstaudit Audit-App in die bestehende Software im Unternehmen, wodurch eine reibungslose Übertragung der Daten möglich wird. Da die Daten auf sicherheitszertifizierten Servern gesichert werden, ist überdies die für Firmen besonders wichtige Verschlüsselung mit der Audit App gewährleistet. Auch, wer zugriffsberechtigt sein soll oder darf, lässt sich problemlos organisieren: So lassen sich verschiedene Nutzer in Gruppen zuweisen, mit wahlweise beschränktem oder aber natürlich auch vollständigem Datenzugang.

Branchenunabhängig und kosteneffizient

Mit der branchenunabhängigen App firstaudit lassen sich schnell umfangreiche Checklisten erstellen und auf verschiedene mobile Endgeräte übertragen. Auch ohne Programmierkenntnisse. Der Schulungsaufwand ist relativ gering. Mit maximal einer Stunde Einarbeitungszeit durch die intuitive Benutzerführung und hilfegestützten Eingaben soll der Anwender sicher mit dem System umgehen können. Damit lassen sich Inspektionen, Analysen oder Dokumentationen vereinfachen, sodass Fehler reduziert und viel Zeit und Geld eingespart werden können. Das System ist übrigens bereits für den Kleinunternehmer attraktiv und als kostengünstige SaaS (Cloud) im Abonnement nutzbar. Für große Unternehmen gibt es die Möglichkeit eine Kauflizenz zu erwerben und diese Lösung im eigenen Rechenzentrum mit einer einfachen Serverumgebung zu betreiben. Der Anwender kann dabei jederzeit seinen Bedürfnissen entsprechende Anpassungen in das übersichtlich gestaltete System vornehmen. Jederzeit aktuell und gerüstet für die zeitgemäße Erfüllung der gebotenen Bedingungen und Anforderungen seiner Geschäftsprozesse.

Dass diese App tatsächlich auch die Fachwelt überzeugt, zeigt der Einzug ins Finale des „Innovationspreis-IT“, wo firstaudit zu den besten drei Preisträgern gehört. Auslober des Preises ist die Initiative Mittelstand, die jährlich innovative Lösungen kürt, die mittelständische Unternehmen für eine digitale Zukunft fit machen.

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