Dienstag, 17. Oktober 2017

Buchhaltungsabteilungen lassen sich Kosteneinsparungen entgehen

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Unternehmen in ganz Europa nutzen Einsparungsmöglichkeiten in der Buchhaltung nicht, weil sie sich der tatsächlichen Kosten des Rechnungsmanagements nicht bewusst sind. Dies ergab eine neue Studie des Informationsmanagement-Experten Iron Mountain in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut YouGov. Die europäische Studie zeigt, dass fast die Hälfte aller Befragten die tatsächliche Höhe der Bearbeitungskosten pro Rechnung nicht kennt. Die gesamten Buchhaltungskosten für Eingangsrechnungen sind hier als die Gesamtausgaben für die Bearbeitung einer Rechnung einschließlich Personal-, IT- und Speicherungskosten definiert. Diese Kosten werden von 8 von 10 Befragten in Frankreich und Spanien sowie allen Befragten in Deutschland als akzeptabel angesehen. Die Teilnehmer in England sind hier vorsichtiger: Nur 4 von 10 Befragten erachten die Buchhaltungskosten als vertretbar.

Die zunehmende Internationalisierung der Geschäftswelt stellt die Buchhaltung in Unternehmen und Behörden vor neue Herausforderungen. Entsprechend groß ist der Bedarf an optimierten Prozessen. Der europäische Geschäftsbereich Business Process Management (BPM) Services von Iron Mountain ist speziell auf diese Anforderungen ausgerichtet. Die Managed Services von Iron Mountain unterstützen Unternehmen beim Rechnungsmanagement und sind auf die Bearbeitung von 60 Milliarden Kreditorentransaktionen jährlich ausgelegt. Dazu wird eigens ein neues Verarbeitungszentrum in Bratislava eingerichtet. Die Services erlauben die effiziente Bearbeitung von Eingangsrechnungen in unterschiedlichen Datenformaten und können nahtlos in bestehende ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) integriert werden.

„Unsere Studie zeigt, dass viele Unternehmen zwar meinen, ihre Buchhaltungskosten im Griff zu haben. Tatsächlich wissen sie aber nicht, wie viel die Bearbeitung einer Rechnung kostet", sagt Bettina Wonsag, Geschäftsführerin Business Process Management, Europe, Iron Mountain. „Viele Unternehmen sind sich der Tatsache gar nicht bewusst, dass hier ein enormes Einsparungspotenzial liegt. Unsere BPM-Services bieten Unternehmen vollständig digitale, kostensparende und effiziente Prozesse."

Die BPM-Services von Iron Mountain
Die Services von Iron Mountain ermöglichen eine sichere, transparente und strukturierte Dokumentenverwaltung von der automatisierten Verarbeitung und Digitalisierung bis zur Speicherung und Wiederherstellung. Dazu gehören auch spezielle Services für die Rechnungseingangsbearbeitung, die Unternehmen bei der Bewältigung von Dokumenten-Prozessen unterstützen. Darüber hinaus basieren die BPM-Services auf einem standardisierten Ansatz, so dass Rechnungsdaten über mehrere Länder und juristische Einheiten hinweg sowie in jedem beliebigen Format und in jeder Sprache bearbeitet werden können. Das Angebot reicht von der Übernahme einzelner Prozessschritte bis hin zu einem umfassenden Managed Service.

„Der schnelle Austausch von Informationen und Dokumenten ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Wenn die Anzahl der Rechnungen steigt, stoßen viele Buchhaltungssysteme an ihre Grenzen, und Unternehmen müssen viel Geld in neue Hardware und Software investieren", erklärt Wonsag. „Unsere neuen BPM-Services senken das mit derartigen Kapitalinvestitionen verbundene Risiko und gewährleisten die Einhaltung von Compliance-Richtlinien, gesetzlichen Datenschutzbestimmungen sowie Daten- und Qualitätsstandards. Mithilfe der BPM Managed Services von Iron Mountain können Unternehmen die Erfüllung all dieser Auflagen einem erfahrenen Service-Provider überlassen und schnell und problemlos auf ihre digitalisierten Daten zugreifen."

Die BPM-Services von Iron Mountain können unabhängig in eine bestehende IT-Infrastruktur sowie in Buchhaltungs- und ERP-Systeme integriert werden, um die Verarbeitung und Digitalisierung von Dokumenten in native Formate zu übernehmen. Dadurch ist kein manuelles Eingeben und Abtippen von Daten mehr erforderlich. Das sorgt für eine hohe Genauigkeit, und dem eigenen Personal bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben. Autorisierte Mitarbeiter können während des gesamten Prozesses auf die Daten zugreifen und Dokumente entweder online abrufen oder sich die Originale mit einem der Sicherheitsfahrzeuge von Iron Mountain zustellen lassen.

„Um wirtschaftlich schwierige Zeiten zu überstehen und in guten Zeiten zu wachsen, müssen Unternehmen Kostensenkungen ausbalancieren, um ihre Wirtschaftlichkeit zu verbessern und die Wettbewerbsposition weiterzuentwickeln", sagt Peter Simons, Technischer Spezialist des Chartered Institute of Management Accountants (CIMA). „Wie die Iron Mountain-Studie bestätigt, kennen viele Unternehmen noch nicht einmal die Möglichkeit, die Kosten für Rechnungsprozesse zu reduzieren. Buchhaltungsabteilungen können Unternehmen dabei unterstützen, diese Problematik anzusprechen. Mit einer effizienteren Rechnungsbearbeitung können sie einen wichtigen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten."

Forschungsmethode
Die Studie wurde unter 200 Führungskräften durchgeführt, die in Unternehmen (mit mehr als 250 Mitarbeitern) für die Zahlung von Eingangsrechnungen verantwortlich sind. Dabei befragte das Marktforschungsinstitut YouGovStone jeweils 50 Teilnehmer in Deutschland, Spanien, Frankreich und im Vereinigten Königreich in ihrer Muttersprache. Die Interviews fanden sowohl online als auch telefonisch statt. YouGovStone wählte die Teilnehmer nach dem Zufallsprinzip aus den eigenen bestehenden Forschungs-Panels sowie aus externen europaweiten Datenquellen aus. Die Befragung erfolgte zwischen dem 4. und 21. Februar 2011.

Weitere Informationen über Iron Mountain finden sich unter www.ironmountain.de.

Über Iron Mountain Deutschland GmbH
Iron Mountain bietet umfassende Lösungen rund um das Management von Informationen. Die Experten von Iron Mountain helfen Unternehmen, die für sie geeigneten Lösungen für die sichere sowie rechtmäßige Aufbewahrung und schnelle Verfügbarkeit ihrer Dokumente und Daten zu finden. Dabei profitieren Kunden sofort von planbaren Kosten und optimierten Prozessen sowie vom umfassenden Know-how des Dienstleisters für ein effizientes Informationsmanagement. Als weltweiter Service-Partner mit mehr als 50 Jahren Erfahrung kümmert sich Iron Mountain sowohl um physische Dokumente als auch digitale Daten und deckt dabei den gesamten Lebenszyklus der Informationen ab – von der sicheren Aufbewahrung bis zur Vernichtung. 1951 gegründet, verzeichnet Iron Mountain inzwischen mehr als 140.000 Unternehmenskunden in Nordamerika, Europa, Lateinamerika sowie im asiatisch-pazifischen Raum und verwaltet in seinen Archiv- und Rechenzentren Milliarden von Daten und Informationen. Weltweit beschäftigt Iron Mountain über 20.000 Mitarbeiter und erzielte im Jahr 2009 einen Umsatz von 3 Milliarden US-Dollar. 95 Prozent der Euro Stoxx 50-Unternehmen zählen zu den Kunden von Iron Mountain. In der Fortune 1000 Liste rangiert Iron Mountain auf Platz 681.

 

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