Montag, 25. September 2017

Abgucken erlaubt!

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Auch Wissenschaft will gut verwaltet sein, besonders, wenn es sich um Forschung auf höchstem Niveau handelt. Deshalb haben sich 11 Einrichtungen der Leibniz-Gemeinschaft, darunter der Forschungsverbund Berlin e.V., in den vergangenen zwei Jahren zu einem Benchmarking-Kreis zusammengeschlossen. Dessen Kernfrage: Wie effektiv und kompetent funktioniert die Verwaltung an den einzelnen Instituten? Was können diese voneinander lernen? Koordiniert wurde der Zirkel von der HIS Hochschul-Informations-System GmbH, die seit fast 10 Jahren Benchmarking-Projekte an Hochschulen betreut.

„Unsere Verwaltung ist sehr effizient, doch gibt es sicher auch Verbesserungsmöglichkeiten. Diese wollen wir durch einen selbstkritischen Vergleich mit anderen identifizieren, um anschließend etwa die Organisationsstruktur oder einzelne Arbeitsprozesse weiter zu verbessern." So benannte Dr. Fabian Fabich, Geschäftsführer des Forschungsverbundes Berlin e.V., zum Projektauftakt 2008 seine Erwartungen an das Projekt.

Die HIS GmbH moderierte das Benchmarking in zwei Phasen: Zunächst erhob HIS Kennzahlen der einzelnen Verwaltungen, um den Status quo der Institute wertungsfrei beschreibbar zu machen. Hierdurch wurde beispielsweise deutlich, welcher Arbeitsaufwand im Finanzmanagement und im Personalmanagement der einzelnen Verwaltungen anfällt. Anschließend interpretierten und diskutierten die Teilnehmenden am Benchmarking diese Zahlen.

In der zweiten Phase widmete sich der Kreis detailliert ausgewählten Geschäftsprozessen, darunter die Beantragung und Abrechnung einer Dienstreise, die Einstellung wissenschaftlicher Mitarbeiter/innen, die Durchführung von Beschaffungen sowie der Rechnungsdurchlauf Kreditoren. Aus dem systematischen Vergleich der Prozesse in verschiedenen Verwaltungen wurden best-practice-Verfahren identifiziert. Mit diesen wollen die teilnehmenden Institute nun nach Projektabschluss die Qualität ihrer Verwaltungsabläufe ganz konkret verbessern.

Am Ende des Projekts waren sich die Teilnehmenden einig, dass sich der nicht unerhebliche Arbeitsaufwand gelohnt hat: Ihr Ziel, voneinander zu lernen, haben sie erreicht. Zugleich haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Instrumentarium und die Perspektiven kennengelernt, unter denen Geschäftsprozesse überarbeitet werden können. Damit verfügen sie nunmehr über das Handwerkszeug, um in Zukunft ihre Geschäftsprozesse eigenständig zu optimieren.

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