Freitag, 24. November 2017

“Lean Administration” an der ESB Business School


ESBStudierende optimieren im Rahmen der Vorlesung "Business Process Reengineering" den Masterthesis-Abwicklungsprozess an der ESB Die aktuelle wirtschaftliche Situation zwingt die Unternehmen, sich stetig zu verändern, um ihr Überleben am Markt zu sichern. Wurden Effizienzsteigerungen bislang vorrangig durch die Optimierung von Produktionsprozessen („Lean Manufacturing") erzielt, so rücken nun auch die administrativen Prozesse mehr und mehr in den Fokus der „Lean Management" Bewegung. Die Kernfrage lautet: Wie können Unternehmen oder Organisationen ihre administrativen Prozesse nachhaltig verbessern? Keine einfache Herausforderung. Diese Methodenkompetenz wird im Rahmen der Vorlesung „Business Process Reengineering" praxisnah an Fallstudien und im idealen Fall anhand eines realen Projektes vermittelt. In diesem Semester diente als Grundlage eine Prozessoptimierung an der ESB selbst.

Die Ausgangssituation:
Seit der Umstrukturierung der Fakultät ESB im Mai 2008 bietet die „ESB Business School" der Hochschule Reutlingen insgesamt sieben Programme mit Masterabschluss an. Dabei ist die Organisation und Abwicklung der Masterthesis in den Studiengängen durch erhebliche Unterschiede gekennzeichnet und mit einem hohen bürokratischen Aufwand verbunden. Diesen zu reduzieren und gleichzeitig im Konsens mit allen Prozessbeteiligten Standards für die Fakultät ESB zu definieren, war das primäre Ziel eines dreizehnköpfigen studentischen Projektteams unter der Leitung von Elmar Schipp, Studierender des dritten Semesters Production Management an der ESB.

Das Projekt:
Entsprechend einem realen Beratungsprojekt wurde auch hier eine professionelle Projektorganisation aufgebaut. Als Sponsor des Projektes fungierte das Dekanat der ESB. Alle Leiter und Koordinatoren der Master-Studiengänge waren aktive Mitglieder des Lenkungsausschusses. Fachliche Unterstützung erhielten die Studierenden durch die Lehrbeauftragten Christof Walter (Senior Consultant MBtech), Dr. Michael Müller (Geschäftsführer MBtech Consulting GmbH) sowie durch den für diese Vorlesung verantwortlichen Dozenten Dr. Stephan Höfer (Professor an der ESB).

Der Ablauf des Projektes:
In der ersten Phase des Projektes schaffte das Projektteam durch eine fundierte Ist-Prozessanalyse mit Hilfe der Methode des administrativen Wertstromdesigns und in Zusammenarbeit mit allen Prozessbeteiligten eine umfassende Transparenz der administrativen Prozesse. Dieses neu gewonnene Prozessverständnis wurde in der zweiten Phase des Projektes genutzt, um mit Hilfe einer vergleichenden Analyse gemeinsam mit dem Lenkungsausschuss im Konsens eine Sollprozessfindung durchzuführen. Darauf aufbauend wurde aus dem definierten Sollprozess der Veränderungsbedarf für die einzelnen Studiengänge identifiziert.

Das Ergebnis:
Auf dem Final Review präsentierte das Projektteam einen mit den jeweiligen Studiengängen abgestimmten detaillierten Maßnahmenkatalog für die einzelnen Studiengänge des ESB. Dieser dient jetzt als Grundlage für die Fortsetzung des Projektes innerhalb der Organisation. Sowohl auf Studiengangleiter-Ebene unter der Leitung von Prof. Dr. Seiter sowie auf Koordinatoren-Ebene unter der Leitung von Frau Geysel wird darauf aufbauend ein Implementierungskonzept entwickelt und die Umsetzung koordiniert.

Fazit:
Kompetenzen und Wissen erlangen durch Engagement, Begeisterung und Erfolg: Dies war das Ziel dieser innovativen Lehrveranstaltung. „Wir überlegten im Team, welche Inhalte wir in unserer nächsten Vorlesung benötigen würden, um erfolgreich unser Projekt fortsetzen zu können. Darauf aufbauend wurde jede Vorlesung bedarfsgerecht auf unsere Wünsche zugeschnitten, quasi eine Lehrveranstaltung im „Pull Prinzip". Teilweise riefen wir unsere Dozenten einen Tag vor der Vorlesung an, um die Inhalte für den nächsten Morgen festzulegen.", so Projektleiter Elmar Schipp. „Der Aufwand für alle dreizehn Studierenden war enorm, der Lernerfolg aber auch."

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